Data aktualizacji: 30 października 2025 r.

1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest AlfaMedial z siedzibą w Krakowie, Os. Bohaterów Września 79a/16, 31-621 Kraków, NIP: 6771425568, REGON: 120607210 (dalej: „Administrator”).
Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: info@form.com.pl.
2. Zakres i cele przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem z formularzy dostępnych na stronie Form.com.pl oraz obsługą płatności online, w szczególności w następujących celach:
– obsługa zapytań przesłanych przez formularze kontaktowe oraz prowadzenie korespondencji,
– przyjęcie i rozliczenie płatności za zamówione usługi (w tym weryfikacja transakcji),
– realizacja usług zamówionych za pośrednictwem formularzy (np. rezerwacji, transferów, uczestnictwa w wydarzeniach),
– wystawianie i przesyłanie dokumentów księgowych (faktur, paragonów) oraz prowadzenie ewidencji księgowej,
– utrzymanie kontaktu operacyjnego w sprawach realizacji usług i obsługi reklamacji,
– wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (m.in. podatkowych i rachunkowych),
– zapewnienie bezpieczeństwa usług, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń (ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń),
– prowadzenie podstawowej analityki serwisu (ruch, skuteczność formularzy) w celu ulepszania jakości usług.
3. Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie odbywa się zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO:
– lit. b – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą (np. obsługa formularza, realizacja zamówienia),
– lit. c – wypełnienie obowiązku prawnego (np. przepisy podatkowe i rachunkowe),
– lit. f – prawnie uzasadniony interes Administratora (m.in. zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie roszczeń, podstawowa analityka),
– lit. a – zgoda (np. dobrowolne działania marketingowe lub dodatkowa komunikacja – jeśli zostanie wyrażona).
4. Zakres przetwarzanych danych
Administrator może przetwarzać w szczególności:
– identyfikatory kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu,
– dane transakcyjne: identyfikator płatności/operacji, kwota, waluta, data i status transakcji (bez przechowywania pełnych danych karty płatniczej – te przetwarza operator płatności),
– dane dotyczące zamówienia/rezerwacji (np. termin, miejsce, wariant usługi),
– dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzeń/ciasteczek niezbędne do działania serwisu,
– inne dane dobrowolnie podane w treści formularza.
5. Okres przechowywania danych
Dane przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celu, a następnie:
– dokumentacja księgowa i rozliczeniowa – przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady 5 lat licząc od końca roku podatkowego),
– dane związane z dochodzeniem roszczeń – do czasu przedawnienia roszczeń,
– dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu cofnięcia zgody.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane podmiotom współpracującym z Administratorem na podstawie odpowiednich umów:
– operator płatności: Paynow (mBank S.A.) – obsługa i weryfikacja płatności,
– dostawcy hostingu i infrastruktury IT, podmioty utrzymujące systemy,
– podwykonawcy realizujący zamówione usługi (kontrahenci/partnerzy usługowi),
– dostawcy usług komunikacji (np. e-mail), narzędzi analitycznych oraz bezpieczeństwa,
– organy publiczne – wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami prawa.
Administrator nie sprzedaje danych osobowych.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługują następujące prawa:
– dostęp do danych oraz otrzymanie ich kopii,
– sprostowanie (poprawianie) danych,
– usunięcie danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeśli nie ma podstaw do dalszego przetwarzania,
– ograniczenie przetwarzania,
– przenoszenie danych – w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO,
– sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
– cofnięcie zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia,
– złożenie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Wnioski prosimy kierować na adres: info@form.com.pl.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli jest to niezbędne (np. z uwagi na lokalizację dostawcy usługi IT):
– przekazanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w art. 46–49 RODO (w szczególności standardowych klauzul umownych UE),
– Administrator zapewnia wdrożenie dodatkowych środków ochrony danych, adekwatnych do ryzyka.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym nie są profilowane w celach marketingowych ani decyzyjnych.
10. Postanowienia końcowe
Administrator dokłada należytej staranności, aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych (środki organizacyjne i techniczne zgodnie z art. 32 RODO, m.in. szyfrowanie transmisji, kontrola dostępu, kopie zapasowe, rejestrowanie operacji). Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej klauzuli w przypadku zmian przepisów prawa, stosowanych technologii lub procesów przetwarzania. Aktualna wersja dokumentu jest dostępna na stronie: form.com.pl/rodo.

Informacja dodatkowa: Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji celów wskazanych w pkt 2 (np. obsługi formularza, zawarcia i wykonania umowy, rozliczeń). Brak podania danych może uniemożliwić świadczenie usług lub przyjęcie płatności.